Tillsättning av medlemmar i styrelsen

Styrelsens sammansättning

Styrelsen ska sträva efter hög kompetens vid tillsättning av nya ledamöter. Dels för att säkerställa att lagar och avtal följs, dels för att säkerställa hög kvalitet på styrelsearbetet samt en hög nivå på diskussioner och förslag rörande stiftelsens utveckling. 

Styrelsen ska sträva efter en bredd inom styrelsen rörande erfarenheter och bakgrund. Styrelsen ska sträva efter mångfald och en jämn könsfördelning. Styrelsen ska årligen diskutera sammansättning av styrelsens ledamöter och suppleanter. 

Valberedning

Valberedningen ska säkra en transparent och tydlig rutin för val av nya ledamöter. Valberedningen ska bestå av minst två personer vars mandat om 36 månader om möjligt ska ligga överlappande. Styrelsen utser valberedningen. Valberedningen sammanträder minst en gång per år. 

Tillsättning av ledamot

Arbetsprocessen för tillsättning av ny ledamot är följande:

• Valberedningens uppgift är att identifiera och kontakta möjliga kandidater i syfte att sondera intresse.
• Valberedningen ska löpande presentera tänkbara kandidater för styrelsen som fattar beslut om att gå vidare eller inte.
• Kontroll mot jäv och beroenden genomförs.
• De kandidater som är aktuella för uppdrag ska träffa ordföranden tillsammans med en av styrelsen utsedd ledamot/suppleant. Ordföranden och ledamot/suppleant informerar sedan styrelsen som därefter fattar beslut om tillsättande. Nya ledamöter tillträder sin funktion vid efterföljande ordinarie styrelsemöte.
• Ordföranden säkerställer att relevanta intressenter och myndigheter såsom UNHCR, Länsstyrelsen i Stockholms län och Föreningen svensk insamlingskontroll informeras om förändringar i stiftelsens styrelse.

Tillsättning av ordföranden

• Vid tillsättning av ny ordförande gäller samma procedur som för ledamot förutom att minst två ledamöter ska träffa föreslagen ordförandekandidat.

Adjungering av ledamot

Styrelsen kan adjungera personer att närvara vid styrelsemöten. Adjungerad ledamot har inte rösträtt. Adjungering kan till exempel användas för att förbereda kandidat för att ta plats i styrelsen.

Entledigande av ledamot

Ett uppdrag som ledamot eller suppleant upphör om ledamoten anmäler det hos styrelsen. Ledamoten eller suppleanten ska om möjligt ge styrelsen varsel ett år innan önskat utträde, för att möjliggöra god succession.

Ett uppdrag som ledamot eller suppleant upphör när den sista mandatperioden har avslutats.

Styrelsen kan också avsätta en styrelseledamot eller suppleant som inte efterlevt styrelsens arbetsordning, till exempel gällande närvaro. För beslut om tillsättande samt entledigande av generalsekreterare, ordförande eller övriga styrelseledamöter krävs 2/3 majoritet. Vid lika röstetal har ordförande utslagsröst. Styrelsen ska säkerställa att förändringen registreras hos relevanta instanser.

Rutin för introduktion

Alla nya styrelseledamöter och suppleanter ska få en introduktion när de tillträder. Introduktionen ska bestå av möte med generalsekreteraren och ordförande där verksamheten, organisationen och ekonomin presenteras. Den nya ledamoten eller suppleanten ska få följande grunddokument:

• Stiftelsens stadgar och arbetsordning
• Strategi, verksamhetsplan och budget
• Styrdokument inklusive:
  o    Stiftelselagen
  o    Insamlingspolicy
  o    Riskhanteringsplan och senaste analys/rapport
  o    Jävspolicy
  o    Klagomålsrutin
  o    Firmateckningsrätt
  o    Arbetsinstruktion och villkor för generalsekreterare
  o    Senast genomförda medarbetarundersökning
  o    Styrelsens beslutslogg samt senaste fyra protokoll
  o    Recognition Agreement med UNHCR
  o    Effektrapport enligt Giva Sverige
• Senaste årsredovisning samt UNHCR Global Report